CARA MEMBUAT SURAT PERTANGGUNG JAWABAN yang baik dan benar

Surat pertanggungjawaban adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk menyatakan tanggung jawab seseorang atau sebuah organisasi terhadap suatu kegiatan atau kejadian. Surat pertanggungjawaban ini sering kali dibuat untuk melaporkan penggunaan dana atau aset organisasi dan menyatakan bahwa pihak yang bertanggung jawab telah memenuhi kewajibannya dengan benar. Dalam artikel ini, akan dijelaskan cara membuat surat pertanggungjawaban yang baik dan benar.

1. Tentukan tujuan surat pertanggungjawaban Sebelum memulai membuat surat pertanggungjawaban, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah untuk melaporkan penggunaan dana atau aset organisasi, ataukah untuk melaporkan kejadian yang telah terjadi? Dengan menentukan tujuan surat, maka surat yang dibuat dapat lebih fokus dan tepat sasaran.

2. Gunakan format yang benar Format surat pertanggungjawaban harus benar dan sesuai dengan standar yang berlaku. Surat harus terdiri dari bagian pembuka, isi, dan penutup. Bagian pembuka terdiri dari nama dan alamat pihak yang bertanggung jawab, tanggal, dan nomor surat. Bagian isi berisi penjelasan tentang kegiatan atau kejadian yang dilaporkan beserta penggunaan dana atau aset organisasi. Sedangkan bagian penutup berisi pernyataan bahwa pihak yang bertanggung jawab telah memenuhi kewajibannya dengan benar.

3. Jelaskan secara detail Surat pertanggungjawaban harus menjelaskan secara detail tentang kegiatan atau kejadian yang dilaporkan. Sertakan informasi yang dibutuhkan seperti tanggal, waktu, tempat, dan jumlah uang atau aset yang digunakan. Jelaskan juga tindakan yang telah diambil untuk memastikan bahwa penggunaan dana atau aset organisasi telah dilakukan dengan benar.

4. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami Surat pertanggungjawaban harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu teknis atau sulit dipahami oleh orang awam. Pastikan bahwa surat dapat dimengerti oleh semua pihak yang membacanya.

5. Sertakan bukti pendukung Untuk memperkuat surat pertanggungjawaban, sertakan bukti pendukung seperti faktur, kwitansi, atau dokumen lainnya yang dapat mendukung penggunaan dana atau aset organisasi.

Dalam membuat surat pertanggungjawaban, pastikan bahwa surat tersebut dibuat dengan jelas dan benar. Surat pertanggungjawaban yang baik dan benar akan memberikan kepercayaan kepada pihak yang menerima surat bahwa pihak yang bertanggung jawab telah memenuhi kewajibannya dengan benar.

1. Berikut adalah contoh surat pertanggungjawaban yang baik dan benar:

[Nama dan alamat pihak yang bertanggung jawab] [Tanggal]

Nomor: [nomor surat]

Perihal: Surat Pertanggungjawaban

Kepada Yth. [Nama Penerima Surat] [Alamat Penerima Surat]

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan surat pertanggungjawaban terkait kegiatan [nama kegiatan] yang telah dilakukan pada tanggal [tanggal]. Dalam kegiatan tersebut, kami menggunakan dana sebesar [jumlah dana] untuk membiayai kegiatan tersebut.

Kami dengan ini menyatakan bahwa penggunaan dana tersebut telah dilakukan dengan benar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun rincian penggunaan dana tersebut sebagai berikut:

1. Biaya transportasi sebesar [jumlah dana] untuk perjalanan [tujuan perjalanan] pada tanggal [tanggal perjalanan].
2. Biaya makan dan minum sebesar [jumlah dana] untuk [jumlah peserta] peserta kegiatan selama [jumlah hari] hari.
3. Biaya penginapan sebesar [jumlah dana] untuk [jumlah peserta] peserta kegiatan selama [jumlah hari] hari.

Kami juga telah menyertakan bukti pendukung berupa faktur dan kwitansi yang terkait dengan penggunaan dana tersebut.

Demikian surat pertanggungjawaban ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, [Nama dan jabatan pihak yang bertanggung jawab] 2. SPJ kegiatan pentas seni dengan anggaran 10 juta SMA AVENGER desa Wakanda

Berikut ini adalah contoh Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Kegiatan Pentas Seni dengan Anggaran 10 Juta Rupiah yang dilaksanakan oleh SMA Avenger di Desa Wakanda:

Nomor: .......... Wakanda, ...........

Kepada Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Wakanda di

Tempat

Perihal : Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Pentas Seni

Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional, SMA Avenger yang terletak di Desa Wakanda, telah melaksanakan kegiatan Pentas Seni pada tanggal ......... di lapangan SMA Avenger. Adapun kegiatan tersebut dibiayai dari dana sebesar 10 juta rupiah yang diberikan oleh pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Wakanda.

Berdasarkan hal tersebut, bersama ini kami sampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan tersebut sebagai berikut:

1. Penggunaan Dana Kegiatan

   a. Biaya Sewa Sound System dan Lighting sebesar Rp. 2.500.000,- b. Biaya Transportasi Peralatan sebesar Rp. 500.000,- c. Biaya Konsumsi Selama Kegiatan sebesar Rp. 1.000.000,- d. Biaya Honorarium Tim Pengisi Acara sebesar Rp. 4.500.000,- e. Biaya Perlengkapan Pentas Seni sebesar Rp. 1.500.000,-

   Total Penggunaan Dana : Rp. 10.000.000,-

2. Bukti Pendukung a. Kwitansi Penyewaan Sound System dan Lighting b. Faktur Transportasi Peralatan c. Kwitansi Pembelian Konsumsi d. Bukti Pembayaran Honorarium Tim Pengisi Acara e. Faktur Pembelian Perlengkapan Pentas Seni

Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan Pentas Seni ini kami sampaikan. Kami berharap bantuan dari pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Wakanda untuk dapat mempercepat proses pencairan dana agar kegiatan-kegiatan yang serupa dapat terlaksana di masa yang akan datang.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ttd. Ketua Panitia SMA Avenger Desa Wakanda

3. contoh SPJ pembangunan irigasi dengan anggaran 150 jura sepanjang 150 meter dengan swadaya masyarakat dan jangka waktu 15 hari beserta tabel rincian biaya

Berikut ini adalah contoh Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Pembangunan Irigasi dengan Anggaran 150 Juta Rupiah sepanjang 150 Meter dengan Swadaya Masyarakat dan Jangka Waktu 15 Hari beserta Tabel Rincian Biaya:

Nomor: .................. .........., .................

Kepada Yth. Kepala Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten ................. di

Tempat

Perihal : Laporan Pertanggungjawaban Pembangunan Irigasi

Dalam rangka meningkatkan kualitas irigasi di Desa ..................., maka dibangunlah irigasi baru sepanjang 150 meter dengan swadaya masyarakat dan dana yang diperoleh dari APBDes sebesar 150 juta rupiah. Pembangunan irigasi ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas pertanian dan perikanan di wilayah tersebut.

Adapun rincian biaya dan pelaksanaan pembangunan irigasi sebagai berikut:

1. Rincian Biaya

No.	Kegiatan Pembangunan	Rincian Biaya (Rp.)
1.	Pengadaan material	90.000.000
2.	Upah tenaga kerja	40.000.000
3.	Transportasi	5.000.000
4.	Konsumsi	3.000.000
5.	Honorarium Kepala Desa	2.000.000
	Total	150.000.000

2. Pelaksanaan Pembangunan Irigasi

No.	Kegiatan	Jumlah (Meter)	Biaya (Rp.)
1.	Pembuatan saluran primer	30	30.000.000
2.	Pembuatan saluran sekunder	60	60.000.000
3.	Pembuatan saluran tersier	60	60.000.000
	Total	150	150.000.000

3. Bukti Pendukung

   a. Faktur Pembelian Material b. Bukti Pembayaran Upah Tenaga Kerja c. Faktur Transportasi d. Kwitansi Pembelian Konsumsi e. Bukti Pembayaran Honorarium Kepala Desa f. Foto-foto Kegiatan Pembangunan Irigasi

Demikian laporan pertanggungjawaban pembangunan irigasi ini kami sampaikan. Kami berharap bantuan dari pihak Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten .............. untuk dapat menyelesaikan administrasi dan mempercepat proses pencairan dana agar kegiatan-kegiatan yang serupa dapat terlaksana di masa yang akan datang.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ttd. Ketua Pelaksana Pembangunan Irigasi Desa ......................